Tabla de Contenidos
- Introducción
- Aprende Cómo Gestionar tus Libros
- Abre una Cuenta Bancaria
- Controla tus Gastos
- Desarrolla un Sistema de Contabilidad
- Configura un Sistema de Nómina
- Investiga el Impuesto de Importación
- Determina Cómo te Pagarán
- Establece Procedimientos de Impuestos sobre las Ventas
- Determina tus Obligaciones Fiscales
- Calcula el Margen Bruto
- Solicita Financiamiento
- Encuentra Socios Contables de Alta Calidad
- Reevalúa Periódicamente tus Métodos
- Mejor Software de Contabilidad para Pequeñas Empresas
- Conclusión
- Preguntas Frecuentes sobre Contabilidad para Pequeñas Empresas
Introducción
Empezar un pequeño negocio puede ser emocionante y abrumador a la vez. Has superado hitos significativos: lanzar tu tienda, hacer tu primera venta y quizás incluso completar tu primer pedido. Pero hay un área crucial que puede hacer despegar o desmoronar tus esfuerzos: la contabilidad. Las prácticas contables efectivas son fundamentales para sostener y hacer crecer tu negocio. Esta guía tiene como objetivo guiarte en los pasos de contabilidad esenciales para asegurarte de que estés bien preparado para el éxito financiero.
Aprende Cómo Gestionar tus Libros
Al dirigir un negocio, la contabilidad es inevitable. Hoy en día, hay numerosas herramientas y recursos que pueden ayudarte a manejar tus finanzas de manera efectiva. Incluso si decides subcontratar la contabilidad en el futuro, entender los conceptos básicos es beneficioso y puede ahorrarte dinero.
Abre una Cuenta Bancaria
El primer paso hacia unas finanzas organizadas para pequeñas empresas es abrir una cuenta bancaria separada. Esto no solo simplifica la presentación de impuestos, sino que también protege tus activos personales. Para entidades como LLCs, sociedades y corporaciones, las cuentas separadas son obligatorias. Los empresarios individuales no están legalmente obligados a tener cuentas comerciales separadas, pero es prudente hacerlo. Además, considera obtener una tarjeta de crédito comercial para construir tu crédito empresarial, esencial para asegurar financiamiento futuro.
Antes de abrir una cuenta, investiga las estructuras de tarifas de diferentes bancos. Las cuentas bancarias comerciales a menudo tienen tarifas más altas, por lo que es crucial comparar opciones. Prepárate para proporcionar el nombre de tu empresa y los documentos de registro al abrir la cuenta.
Controla tus Gastos
Un seguimiento eficaz de los gastos forma la base de una contabilidad sólida. Un seguimiento preciso te permite monitorear el crecimiento del negocio, preparar las declaraciones de impuestos y legitimar tus estados financieros. Empieza por organizar recibos y otros registros. Puedes usar métodos simples como una carpeta dedicada o optar por herramientas y servicios digitales como Shoeboxed.
Debes prestar especial atención a cinco tipos de recibos:
- Comidas y Entretenimiento Comerciales: Registra la fecha, cantidad y objetivo comercial.
- Transporte y Viajes: Lleva un registro de tus millas de negocio y el propósito de cada viaje.
- Compras y Suministros: Mantén registros de cada compra relacionada con el negocio.
- Servicios Públicos y Alquiler: Deduce porciones de los servicios públicos del hogar utilizados para el negocio, si corresponde.
- Varios: Registra cualquier otro gasto relacionado con el funcionamiento de tu negocio.
Desarrolla un Sistema de Contabilidad
Entender la diferencia entre la contabilidad y la teneduría de libros puede guiar efectivamente tus prácticas comerciales. La teneduría de libros implica el registro y la clasificación diaria de transacciones, mientras que la contabilidad implica analizar estos registros para elaborar estados financieros.
Tu sistema de contabilidad puede ser manual, como basado en hojas de cálculo, o avanzado, utilizando software como QuickBooks o Xero. Determina si utilizarás contabilidad en efectivo o de acumulación; las pequeñas empresas con ingresos inferiores a $5 millones pueden elegir cualquiera, aunque las corporaciones suelen estar obligadas a utilizar contabilidad de acumulación.
Configura un Sistema de Nómina
A medida que tu negocio crece, también puede crecer tu necesidad de personal adicional. Determina si tus nuevas contrataciones son empleados o contratistas independientes. Para empleados, configura un sistema de nómina para garantizar la retención correcta de impuestos. Para contratistas independientes, realiza un seguimiento riguroso de los pagos y prepárate para presentar los formularios necesarios como los 1099 al final del año.
Investiga el Impuesto de Importación
Si tu modelo de negocio implica la importación de mercancías, familiarízate con los impuestos y aranceles de importación para evitar costes inesperados. Usa calculadoras de aranceles para estimar las tarifas e incorpóralas en tu estrategia de precios para mantener la rentabilidad.
Determina Cómo te Pagarán
Configurar una pasarela de pagos fiable es crucial para las transacciones entrantes. Las opciones incluyen Shopify Payments para usuarios de Shopify, que simplifica el proceso. Alternativamente, procesadores de pagos de terceros como PayPal, Stripe o Square ofrecen soluciones, aunque cada uno tiene estructuras de tarifas variables. Elige uno que se alinee con tu modelo de negocio y base de clientes.
Establece Procedimientos de Impuestos sobre las Ventas
Navegar por el impuesto sobre las ventas, especialmente en el comercio electrónico, puede ser complejo debido a las diferentes regulaciones en estados y países. Determina si operas en un estado basado en el origen o en el destino. El primero cobra impuestos sobre las ventas según la ubicación de tu negocio, mientras que el segundo sigue la ubicación del comprador. Para ventas internacionales, las empresas con sede en EE. UU. no necesitan cobrar impuestos sobre las ventas. Mantente actualizado con tu contador para garantizar el cumplimiento.
Determina tus Obligaciones Fiscales
Las obligaciones fiscales varían según la estructura de tu negocio. Los empresarios individuales y las sociedades informan los ingresos comerciales en las declaraciones de impuestos personales, mientras que las corporaciones presentan declaraciones por separado. Comprender y cumplir con los requisitos fiscales trimestrales o a plazos puede evitar grandes cargas fiscales al final del año.
Calcula el Margen Bruto
Calcular tu margen bruto es crucial para evaluar la rentabilidad. Margen Bruto = (Ingresos - Costo de los productos vendidos) / Ingresos. Comprender esta métrica te ayuda a tomar decisiones de precios e inversiones informadas, vitales para la sostenibilidad a largo plazo.
Solicita Financiamiento
Los desafíos financieros y las oportunidades de crecimiento a menudo requieren financiamiento externo. Ya sea a través de préstamos, inversores o líneas de crédito, asegurar fondos requiere estados financieros fiables. Calcula el retorno de la inversión (ROI) antes de comprometerte con deudas; utiliza calculadoras de préstamos comerciales para precisión.
Encuentra Socios Contables de Alta Calidad
Contratar profesionales contables puede proporcionar información valiosa y consejos estratégicos. Los expertos pueden guiarte a través de una planificación financiera avanzada, garantizando que tu negocio siga financieramente en marcha.
Reevalúa Periódicamente tus Métodos
A medida que evoluciona tu negocio, también deberían evolucionar tus métodos de teneduría de libros y contabilidad. Haz la transición de hojas de cálculo a software avanzado como QuickBooks o Bench cuando los procesos manuales se vuelvan engorrosos. La evaluación regular mantiene tu contabilidad ágil y eficiente.
Mejor Software de Contabilidad para Pequeñas Empresas
Existen varias opciones de software de contabilidad diseñadas para pequeñas empresas, cada una ofreciendo características únicas:
Xero
Un sistema basado en la nube que proporciona visibilidad sobre la salud financiera desde cualquier dispositivo. Las funciones avanzadas de Xero ayudan a seguir los flujos de efectivo y las transacciones.
QuickBooks Online
Este software de Intuit ofrece seguimiento de gastos, informes de ingresos y automatización de inventario. Puedes integrarlo con Shopify para una gestión fluida.
Wave
Wave enlaza tus cuentas bancarias y de PayPal, proporcionando datos de transacciones comerciales en tiempo real. Puede generar informes financieros detallados.
FreshBooks
Ideal para la gestión de gastos y facturación, FreshBooks simplifica las tareas de contabilidad con una interfaz amigable.
Conclusión
Entender y gestionar las finanzas de tu pequeña empresa es clave para el éxito a largo plazo. Desde abrir una cuenta bancaria hasta implementar un sistema eficiente de contabilidad, cada paso juega un papel crucial en la salud de tu negocio. A medida que creces, reevalúa continuamente tus métodos y adáptate a nuevas herramientas y estrategias para mantener tu contabilidad organizada y efectiva.
Preguntas Frecuentes sobre Contabilidad para Pequeñas Empresas
¿Cómo hago la contabilidad para mi pequeña empresa? Puedes comenzar con una simple hoja de cálculo, pero se recomienda un software de contabilidad para un seguimiento preciso y eficiente de gastos e ingresos.
¿Cuánto debo pagar a un contador para mi pequeña empresa? Las tarifas de los contadores varían ampliamente. Los contadores en plantilla en EE. UU. ganan un salario anual promedio de $70,000. La externalización puede oscilar desde unos cientos de dólares hasta miles al mes, según la complejidad del servicio.
¿Qué hace un contador por una pequeña empresa? Los contadores preparan estados financieros, presentan impuestos, analizan datos financieros y ofrecen consejos estratégicos para optimizar la salud financiera de tu negocio.
¿Qué hace un contable por una pequeña empresa? Los contables gestionan las transacciones financieras diarias, mantienen registros financieros, manejan facturas y garantizan la precisión de los libros contables.
Siguiendo estos pasos fundamentales, establecerás tu pequeña empresa en un camino hacia la estabilidad financiera y el crecimiento.
